El. pašto etiketo taisyklės gali skirtis priklausomai nuo pramonės šakos, esamos kultūros, naudojama globaliai ar profesionaliai. Taisyklės taip pat gali skirtis tarp kartų, nes el. pašto etiketas, kaip ir kitų bendravimo formų taisyklės, laikui bėgant kinta. Tačiau daugeliui el. pašto pranešimų taikomos tam tikros bendrosios gairės, pvz. profesionalus tonas ir kiekvieno el. laiško korektūra prieš jį siunčiant.
Svarbu laikytis gero el. pašto etiketo, nes tai reiškia pagarbą ir dėmesį žmonėms, kuriems siunčiamas el. laiškas. Naudodami el. pašto etiketą pranešate apie savo profesionalumą. Gavėjo pašto dėžutėje tai gali jums arba ar jūsų įmonei padėti išsiskirti teigiamai. El. pašto etiketas taip pat leidžia efektyviau siųsti el. laiškus ir į juos atsakyti. Žemiau yra 19 el. pašto etiketo gairių, kurios gali padėti rašyti aiškesnius, profesionalesnius el. laiškus, kurie padės pasiekti produktyvesnių rezultatų.
Niekas nesumenkina jūsų profesionalumo, kaip gramatikos klaida ar neteisingai parašytas gavėjo vardas. Prieš siųsdami el. laišką, atidžiai jį perskaitykite arba pasinaudokite gramatikos tikrinimo įrankiais, kad įsitikintumėte, jog jame nėra gramatikos, rašybos ir skyrybos klaidų. Taip pat dar kartą patikrinkite, ar visa informacija, įskaitant gavėjo vardo rašybą, yra teisinga.
Gera temos eilutė garantuoja el. laiško peržiūrą. Vietoj neaiškios temos eilutės, pvz. „Sveiki“ arba „Prisiregistravimas“, adresuokite savo pranešimą tiesiogiai. Tokiu būdu gavėjas iš karto žino, apie ką laiškas, ir gali tinkamai atsakyti.
Kiekvieną el. laišką pradėkite tinkamu pasisveikinimu. Tinkamų pasisveikinimų pavyzdžiai:
| Lietuviškų kalboje | Angliškų kalboje | Rusų kalboje |
|
|
|
Jūsų el. laiškas turėtų prasidėti atitinkamu pasisveikinimu ir baigtis atitinkamu atsisveikinimu. Profesionalūs el. pašto atsisveikinimai apima žodžius:
| Lietuviškų kalboje | Angliškų kalboje | Rusų kalboje |
|
|
|
Po atsisveikinimo įtraukite savo vardą.
Glaustumas yra pagrindinis bet kokio profesinio bendravimo principas. Nešvaistykite gavėjo laiko pašalinėmis detalėmis ir nedėkite kelių pokalbių į vieną el. laišką. Sutelkite dėmesį, kad jie galėtų greitai jį perskaityti ir prireikus atsakyti.
Be to, negailėkite reikiamos informacijos, kad el. laiškas būtų glaustas. Svarbi glaustumo dalis yra kiekvienos svarbios informacijos paminėjimas viename el. laiške. Koreguodami el. laišką, atidžiai perskaitykite, kad įsitikintumėte, jog nepraleidote jokios svarbios informacijos. Jei teks išsiųsti antrą el. laišką, kuriame būtų paminėta informacija, kurią pamiršote įtraukti į pirmąjį, gali būti nepatogu ir gėdinga. Tai taip pat gali pasirodyti neprofesionalu.
Išsiuntę el. laišką, duokite gavėjui laiko atsakyti. Tinkamas laukimo laikotarpis dažnai priklauso nuo tokių veiksnių kaip jūsų santykiai su gavėju ir pranešimo skubumas. Tačiau apskritai geriausia palaukti bent 24 valandas prieš imantis tolesnių veiksmų.
El. pašto etikete galioja dar viena 24 valandų taisyklė: atsakykite į kiekvieną gautą el. laišką per 24 valandas. Ši taisyklė taikoma telefono skambučiams ir kitoms bendravimo formoms. Greitai atsakydami parodote gavėjui, kad vertinate jo laiką.
Prieš išvykdami atostogų, nustatykite automatinį el. pašto atsakiklį. Tai yra automatinis atsakymas į kiekvieną gautą el. laišką, kuris leidžia siuntėjui žinoti, kad esate išvykęs ir negalite skaityti el. laiškų. Automatiniame atsakyme nurodykite datas, kada būsite ne biure, ar kolegą su kuriuo siuntėjas gali susisiekti skubiais klausimais.
Bcc reiškia akląją kopiją. Naudodami nematomąją kopiją galite siųsti el. laišką didelei žmonių grupei, nerodydami atskirų gavėjų el. pašto adresų. Tokiu būdu nė vienas iš gavėjų negali matyti, kas dar gavo el. laišką. Jie taip pat negali el. laiškų vieni kitiems naudoti naudodami atsakymą visiems, todėl bcc yra patogus įrankis, padedantis išvengti netvarkingų gautųjų.
Skirtingai nuo nematomosios kopijos, asmenys kurių el. laiškai paminėti cc laukelyje gali matyti, kas dar jį gavo. Kopijos tikslas yra įtraukti kelis gavėjus į el. laišką, pranešant, kad nebūtinai tikitės atsakymo iš visų. Pavyzdžiui, galite nusiųsti el. laišką kolegai iš kito skyriaus ir kopijuoti savo vadovą, kad jis žinotų apie pokalbio eigą.
Kai į el. laišką nukopijuoti keli žmonės, galite spustelėti atsakyti visiems, kad visiems jiems išsiųstumėte atsakymą. Jei nėra priežasties tai daryti, pvz. dalytis svarbia informacija, kurią jie visi turi žinoti, nepaspauskite atsakymo visiems. Vietoj to, atsakykite el. laiško siuntėjui atskirai, kad į kitų pašto dėžutes neįšsiųstumėte šlamšto, kuriuose jie nėra tiesiogiai susiję.
Naudokite profesionalų toną savo verslo ir akademiniuose el. laiškuose. Įprastas tonas gali pakenkti jūsų profesionalumui, o trumpas tonas gali siųsti neteisingą žinią. Būkite mandagūs ir šilti, bet taip pat palaikykite profesionalų toną, vengdami slengo, atsitiktinių sveikinimų ir temų.
Profesionaliuose el. laiškuose geriausia vengti jaustukų. Tam tikrais atvejais jaustukas gali būti tinkamas, pavyzdžiui plojančių rankomis jaustukas, norint švęsti komandos sėkmę. Kai kalbama apie jaustukus darbo el. laiškuose, vadovaukitės vadovo nurodymais, kad nustatytumėte, ar jaustukai tinkami, ir jei taip, tai kokie.
Jei turite priedą, kuriuo norite pasidalinti, paaiškinkite gavėjui, kas tai yra ir kaip norėtumėte, kad jis su juo sąveikautų – skaitydami, komentuodami, pasirašydami ir pan. Siunčiant priedą be aprašymo, gavėjas gali suglumti arba net įtarti dėl bandymo sukčiauti.
Po asmeninio susitikimo ar pokalbio telefonu dažnai naudinga išsiųsti papildomą el. laišką, kuriame pakartojamos jūsų aptartos temos. Taip pasiekiami keli tikslai:
Nors su kiekvienu el. laiškų gavėju turėtų būti elgiamasi pagarbiai ir dėmesingai, gali tekti pakoreguoti savo kalbą ir išsamumo lygį pagal tai, kam siunčiate el. laiškus. Pavyzdžiui, siųsdami el. laišką kolegai, galite naudoti tą patį žargoną ir viešai neatskleistą kalbėjimą, kurį naudojate susitikimuose. Tačiau kažkas, nepriklausantis jūsų organizacijai, gali nežinoti jūsų žargonų, todėl geriausia laikytis paprastos kalbos, kurią jie supras. Panašiai, nors dažnai galite naudoti pažįstamą kalbą su savo klasės draugais ir bendradarbiais, palaikykite profesionalų toną su profesoriais, administratoriais ir įmonės aukštesniaisiais pareigūnais.
Neabejotinai gavote el. laiškų, kuriuose yra per daug šauktukų ar klaustukų, kurie suteikia grėsmingą atmosferą. Jų rašytojai tikriausiai nenorėjo pasirodyti pernelyg susijaudinę, bet vis dėlto jų skyrybos ženklai perteikė šias nuotaikas.
El. laiškuose laikykitės tų pačių skyrybos taisyklių, kurių vadovautumėtės bet kuriame kitame profesionaliame rašte. Naudokite šauktukus retiems atvėjams, kurie juos pateisina, sakinius užbaikite taškais ir prieš paspausdami siųsti dar kartą patikrinkite, ar nėra skyrybos klaidų.
Kai esi nusiminęs, lengva leisti emocijoms įtakoti rašymą. Taip pat gali kilti pagunda pasidalyti sultingomis biuro paskalomis su savo darbo draugais. Tačiau atminkite, kad el. paštas niekada nėra privatus. Viskas, ką siunčiate el. laiške, gali būti perimta, nufotografuota, atsisiųsta arba atspausdinta, todėl įsitikinkite, kad kiekvienas siunčiamas el. laiškas yra tinkamas bendrinti.
Yra daug puikių būdų, kaip padaryti el. laiškus įsimintinus. Šrifto stilius „Comic Sans“ nėra vienas iš jų. Laikykitės standartinio šrifto stilių, pvz.: Arial, Helvetica arba Times New Roman. Šie šriftai rodo profesionalumą ir galite pasitikėti, kad jie bus tinkamai rodomi bet kurioje naršyklėje ar bet kuriame įrenginyje.
Dauguma profesionalių el. laiškų yra sekančio formato:
Kai kas nors gauna el. laišką netikėtu formatu, tai gali būti painu. Laikykitės standartinio, nuspėjamo formato, kad įsitikintumėte, jog jūsų pranešimas bus suprastas.
Komentarai